Ya tenemos listo el Plan de Comunicación y ahora el reto es cómo vamos a ponerlo en marcha para poder lograr las metas y los objetivos de negocio propuestos.

Este post te guiará para que puedas activar tu plan con 5 sencillos pasos, teniendo en cuenta cuáles son los mensajes, las audiencias priritarias, los canales de comunicación que debes utilizar y las acciones a seguir. ¿Listo para comenzar? Allá vamos!

Recordemos que, como ya habíamos visto, el Plan de Comunicación es el documento que recoge las políticas, estrategias, recursos, objetivos y acciones de comunicación, tanto internas como externas, que se propone realizar una organización durante un periodo de tiempo específico y que aporta a los objetivos de comunicación y debe contribuir con los objetivos empresariales. 

Ahora bien ¿Cómo podemos activarlo?

PASO 1: REVISA EL DIAGNÓSTICO Y LOS OBJETIVOS DEL PLAN

Antes de comenzar a trabajar en las estrategias para ejecutar el plan es fundamental regresar al diagnóstico y a los objetivos propuestos para que tengas muy fresca la información. Recuerda los principales retos que enfrenta tu organización o empresa en este año y pon tu mente a trabajar en cómo vamos a superar estos retos para lograr las metas planteadas para el plan.

PASO 2: REVISA LAS ESTRATEGIAS Y DEFINE CUÁLES SON LAS QUE ACTIVARÁS ESTE PRIMER TRIMESTRE

Mi recomendación es que retomes las estrategias que planteaste en el plan y definas cuáles son las que vas a activar en el primer trimestre. No conviene quizás que actives todas juntas, sino que te centres en lo que puedes lograr este trimestre del año.

Por ejemplo, lo que puedes hacer es evaluar a qué públicos es más  conveniente que te dirijas en este primer trimestre del año.

¿Tu reto es afianzar la relación con los clientes y transparentar la relación con ellos? Podemos empezar por ahí...

¿Eres una empresa que cotiza en bolsa y debes dirigirte a tus accionistas para presentar los principales resultados del cierre del año? Necesariamente esta información financiera será estratégica este primer trimestre.

Recuerda que es fundamental que para cada una de las estrategias hayas definido estos rubros:

1. Audiencia: ¿A qué público nos vamos a dirigir? ¿Será la audiencia completa o sólo una parte?
2. Medios: ¿Qué medios utilizaremos para lanzar los mensajes clave?
3. Interactuar: ¿Bajo qué situaciones vamos a impactar mejor? ¿Cómo se cierra el proceso hasta la retroalimentación del escucha?
4. Rol: ¿Cuál es la importancia del mensaje? ¿Cuál es la importancia del medio sobre el que vamos a lanzar el mensaje?
5. Tiempo: ¿En qué momentos y con qué frecuencia se mandará el mensaje?
6. Recursos: ¿La estrategia entra en el recurso disponible? ¿El medio que pensamos utilizar es accesible en costos?
7. Contexto: ¿En qué contexto lanzaremos los mensajes? ¿Estamos teniendo en cuenta la cultura compartida de la audiencia?
8. Diferenciador: ¿Se está innovando en las estrategias? ¿Lo que se propone ya está visto? ¿Está probado o se asumirá el riesgo correspondiente?
9. Creatividad: ¿Cómo y con qué frecuencia se realizarán sesiones creativas para dar seguimiento a la ejecución de las estrategias y enfrentar los obstáculos que se vayan presentando?

PASO 3: DEFINE LAS TÁCTICAS A LLEVAR A CABO

Las tácticas son el CÓMO se realizarán las estrategias; es decir, son aquellas maniobras enfocadas a corto plazo para alcanzar las metas y representan opciones dentro de una estrategia. Es la manera más tangible de entender los pasos que se llevarán a cabo en la estrategia.

Aunque lo ideal es trabajar las estrategias y las tácticas de forma simultánea, seguramente, en el proceso se darán cuenta que las estrategias y/o tácticas tienden a repetirse. Esto es bueno y quiere decir que estamos considerando los mismos parámetros en cada uno de los cruces del FODA.

Cuándo se trate de tácticas, el planteamiento deberá responder a los siguientes factores:

• Soporte: ¿Qué tipo de soporte utilizaremos en caso de que se presenten obstáculos que nos impida conseguir los objetivos?
• Momento de impacto: ¿Cuáles son los momentos de impacto que más nos acerca al punto donde nuestra audiencia es más receptiva? ¿Qué día y hora de la semana?
• Recursos: ¿Cuántos medios (inserciones, spots, vallas, etc) necesitamos contratar para alcanzar nuestro objetivo?
• Alcance: ¿La selección de medios nos permite cubrir todo el radio de acción que queremos?
• Calidad/Contexto: ¿El impacto es adecuado en términos de calidad o asociación de contenidos?

PASO 4: DEFINE LAS ACCIONES CONCRETAS Y LOS RESPONSABLES DE REALIZARLAS

Las acciones se refieren a todos los hechos, actividades y actos que se ejecutan de manera puntual para lograr el cumplimiento de las tácticas, que estas a su vez, aseguran la realización de las estrategias que garantizan la ejecución de los objetivos, que es la razón primordial por la que se desarrolla el Plan de Comunicación.

Debido a que ésta es la parte del plan más concreta es necesario identificar aquí los responsables que ejecutarán cada acción. La idea central en este punto es que todos los involucrados en la ejecución del plan sepan de puntualmente qué se tiene qué hacer y quién va a hacer cada cosa, para no dejar ninguna estrategia a la deriva.

Las acciones a desarrollar se pueden clasificar de la siguiente manera:

• Ordinarias: Son acciones mínimas que permiten lograr una acción más grande, como redactar un mail, hacer una visita o una llamada...
• Formativas: Se refiere a todas las acciones que requieran algún proceso de enseñanza y/o aprendizaje como asesorías, consultorías, cursos, talleres, capacitaciones o cualquier formato.
• Preventivas: Son las acciones que evitan problemas futuros identificando los riesgos y disminuyéndolos, por ejemplo se pueden redactar como "dejar de..." o "avisar a ...".
• Correctivas: Buscan eliminar la causa de un problema.
• Futuras: Es todo lo que no puede realizarse hasta que pase un proceso anterior, sin embargo deben identificarse.
• Comerciales: Son aquellas que, para su ejecución, requieren algún tipo de acuerdo o alianza, como la renta de un salón, llevar a cabo una alianza estratégica, hacer un convenio de promoción...
• Sensibilización: Buscan aumentar la experimentación se sensaciones, consciencia de una situación o influencia en los demás involucrados para el logro de una estrategia.
• Técnicas: Son acciones simples que forman parte de una acción más grande. Algunos ejemplos concretos son: abrir un fan page, hacer una cita de difusión, hacer un post o redactar una presentación.
• De Información: Estas requieren un conjunto de datos sobre una materia determinada como redactar una nota de prensa, hacer un comunicado en redes sociales, redactar un artículo para la web, entre otros.
• De Promoción: Involucran todo lo necesario para la gestión con medios. Algunos ejemplos son hacer una campaña en Facebook, contratar spots de radio, hacer una entrevista...
• Administrativas: Se refieren a las actividades necesarias para la gestión de recursos como alta de cuentas en el banco, pagos, elaboración de contratos, etc.
• Colectivas: Requieren la fusión de un equipo de trabajo para su elaboración, es decir que no hay forma de resolverlas de forma individual. Como ejemplos podemos nombrar el Shooting Fotográfico o las juntas de revisión.
• De Evaluación: Son las que se definen para realizar la valoración de alguna tarea. Entre otras podemos destacar los reportes de desempeño, o reportes de tráfico al sitio web, posicionamiento orgánico...

PASO 5: NO TE OLVIDES DE DEFINIR INDICADORES, TIEMPO Y RECURSOS PARA CADA ACCIÓN

Contempla todo lo que vayas a necesitar para la ejecución de cada acción, tanto respecto a las personas involucradas, como a los tiempos y otros recursos necesarios.

Y define también cuál es la frecuencia con la que vas a medir los avances y el cumplimiento de todas las acciones en el equipo.

Parece muy tedioso, pero contar con una matriz en la que puedas tener un panorama general de todo lo que están haciendo, será muy útil para la gestión y el correcto desarrollo del plan.

Nosotros trabajamos con algo similar a esto:

Recuerda que habrá estrategias y tácticas que impacten en más de un objetivo, por lo tanto podrás agrupar algunas acciones.

Además, nuestra recomendación es que imprimas o registres en un tablón en algún espacio compartido esta matriz. Visualizarlo en el día a día te ayudará a dar una mejor orientación e intención a todas las acciones que realicen tanto tú como tu equipo de trabajo. Además todos sabrán cuándo deben llevar a cabo su responsabilidad, los recursos que serán necesarios para realizar cada acción y el tiempo que tendrán para hacerlas, así como cómo serán medidas estas acciones.

Parece muy tedioso, pero verás que en cuanto todo comience a fluir, el PLAN DE COMUNICACION se convertirá en tu herramienta de cabecera.